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A gestão eletrônica de documentos (GED) é um tema que alcança grande
importância nos processos corporativos do mundo contemporâneo. A área de gestão
ambiental e de uma organização possui um fluxo contínuo de documentos com o órgão
ambiental competente, sendo importante a implementação de gerenciamento documental nos
seus processos. O objetivo principal deste estudo consiste em promover de um processo de
gerenciamento eletrônico de documentos na área de gestão ambiental de uma cooperativa
de geração de energia. Inicialmente, realizou-se um diagnóstico das necessidades na área e
uma posterior avaliação de alternativas de software de custo reduzido para implantação de
GED, bem como a descrição de seus procedimentos até sua implementação. Foram avaliados
os processos atuais de arquivamento de documentos e possíveis melhorias, verificando quais
especificidades este fluxo de gerenciamento de arquivos deve possuir, sendo posteriormente
definido um sistema e descritos os procedimentos. Observou-se que os sistemas de GED
disponíveis no mercado, além de possuírem um custo mensal de assinatura, necessitam
também de uma implementação a ser realizada por profissionais de TI. Desta forma, buscou-
se desenvolver uma ferramenta com interface simplificada implementada em planilha
eletrônica com hiperlinks que deem acesso ao status do empreendimento, e ao banco de
dados do órgão ambiental e do empreendedor. Foi desenvolvida também uma lógica de fluxo
de arquivamento dos arquivos gerados. Considera-se que o estudo desenvolvido apresenta
um potencial de agregar melhorias em termos de agilidade e produtividade no processo de
gestão de documentos, além de ser candidato a aplicação em outras áreas. |
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